山东农业大学档案馆
关于文件材料立卷归档的通知
发布时间:2014-04-23 浏览次数:

 

各立卷部门:

为了做好2013年度文件材料立卷归档工作,现将有关立卷归档的具体事项通知如下:

一、文件材料立卷归档范围

(一)20131 1日至1231日间,学校在党政管理、科研、教学、国际合作与交流、基本建设、设备管理、财务会计、出版发行、产品生产与科技开发等各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体形式的文件材料,以及2013年度学校重大活动、重要人物、重要项目材料。具体内容请参考《山东农业大学各类档案归档范围和保管期限表》。

二、立卷归档要求

(一)档案是学校发展的历史记录、是校园文化的传承载体,各单位要充分认识档案工作的重要性,加强领导,统筹安排,在规定时间内,高质量完成本单位文件材料的立卷归档工作。

(二)进一步提高归档工作的水平和质量。兼职档案人员要注意审核归档材料是否齐全,重要文件是否有相应的标识(例如加盖单位印章、领导人或经办人签字)、正式公文是否附件齐全,文件承办结果是否归档,文件用笔、打印是否符合归档要求等,确保归档文件内容完整、合格有效。复印件原则上不得归档。

(三)加强电子文件、声像材料的收集归档。归档材料实行“双套制”,即归档的纸质载体档案要与互为镜像的电子文档同时归档。除纸质载体外,要注意其他载体形式文件材料的收集。电子文件、声像材料可在档案管理系统中直接上传,完成逻辑归档;也可同时以光盘、磁盘(带)、照片等形式进行物理归档。

(四)做好部门立卷、网上归档工作。除保密文件和内部文件外,所有归档文件都要将原文录入数据库。各单位兼职档案员可根据本单位用户名和密码登录山东农业大学档案管理系统http://202.194.131.149:8081/archive/login/login.do),完成档案数据录入和表格生成(归档文件目录一份、移交目录一式两份)。案卷备考表,请在档案馆网页相关下载栏内下载。所有表格请使用激光打印。

如果新更换计算机,或重装了软件,就会出现上传原文失败。出现这种情况,可以进入系统后,点击首页右下角的“资源下载”,重新安装运行就行了。

    对于没有电子版的上级批复文件,请先到发文机关的网站上下载,或直接进行扫描。然后重新命名后进行加挂原文的操作步骤进行。

(五)照片与底片要同时归档,数码照片可直接上传数据库。非数码照片要将照片扫描后存入数据库。所有照片要规范命名,与上传的目录形成对应关系。不能直接用相机自动产生的代号命名。照片同时形成其他载体档案的,要互相注明参见号。

(六)学校统一编号制发的公文和上级来文,由承办部门或拟稿单位到档案馆一楼领取归档。

(七)各立卷部门分管档案工作领导要严格审查文件材料是否准确、规范、齐全、完整,并在备考表上规定的位置签字后才能移交。

其他要求详见《山东农业大学归档文件整理办法》、《山东农业大学各类档案管理办法》或登录档案馆主页dag.sdau.edu.cn,有新更换的兼职档案员请及时通知档案馆,主动联系培训,我们可以现场演示。其他问题请及时沟通。

三、归档时间

从即日起,各单位即可进行本单位档案材料立卷归档工作。请各单位务必在5月底前,完成所有文件材料的归档工作。各单位在办理档案实体移交手续时,请提前与档案馆联系,以便协调安排。

联系电话:8246436

联系地点:11号办公楼一楼东

电子邮箱:da@sdu.edu.cn

 

校长办公室

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