山东农业大学档案馆
山东农业大学档案馆归档文件整理办法
发布时间:2013-03-21 浏览次数:

 

 

、范围
    
本办法以国家档案局于2000126颁布并于200111实施的国家档案行业标准《归档文件整理规则》(DA /T22—2000)为依据,结合本校实际情况,规定了山东农业大学归档文件整理的原则和方法。
    
本办法适用于山东农业大学档案馆集中统一管理的党群类、行政类、教学类、外事类、出版类、设备类、产品类、实物类、人物类档案。
2
、定义
   
本办法采用下列定义。
 2.1  
归档文件
  
立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。
 2.2
归档文件整理
  
将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。
 2.3 

  
归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件。
3
 整理原则
遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
、质量要求
 4.1
归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
 4.2
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5
、整理方法
 5.1 
装订
  
归档文件应按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。
 5.2 
分类
  
归档文件采用年度-问题进行分类。
 5.3 
排列
  
归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
 5.4 
编号
  
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置档号、保管期限、页数等必备项目。
  5.4.1 
档号:档案馆给不同档案类别编制的代号。
  5.4.2 
年度:文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如1978
  5.4.3 
保管期限:归档文件保管期限的简称或代码:永久------Y;长期------C;短期------D
  5.4.4 
页数:每件档案的总页数。
  5.5 
编目
  
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
  5.5.1 
归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
   5.5.1.1 
件号:填写室编件号。
   5.5.1.2
责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。
   5.5.1.3 
文号:文件的发文字号。
   5.5.1.4 
题名:文件标题。没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加“[ ]”号。
   5.5.1.5 
日期:文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如19990909
   5.5.1.6 
页数:每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。
   5.5.1.7 
备注:注释文件需说明的情况。
  5.5.2 
归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm)。
  5.5.3
归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目(见图A3)。其中全宗名称即立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化简称。
 5.6
装盒
  
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
  5.6.1 
档案盒
   5.6.1.1 
档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽),盒脊厚度可以根据需要设置为20mm30mm40mm(见图A4a)
   5.6.1.2 
档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项。其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用“-”连接;盒号即档案盒的排列顺序号,在档案移交进馆时按进馆要求编制。
   5.6.1.3 
档案盒应采用无酸纸制作。
  5.6.2 
备考表
  
备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
   5.6.2.1 
盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
   5.6.2.2 
整理人:负责整理归档文件的人员姓名。
   5.6.2.3 
检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
   5.6.2.4  
日期:归档文件整理完毕的日期。

6.档案数字化

所有应归档文件整理完毕后,将文件目录与文件电子版上传或全文录入 “山东农业大学档案管理系统”,使每件原载体档案与数字档案互为镜像。

7.档案移交

归档文件整理完毕并录入“山东农业大学档案管理系统”后,将系统自动生成的归档文件目录打印一式三份,移交人、接收人分别签字后,将档案移交档案馆集中统一管理。

 

 

 

                                                     2013314

鲁ICP备05002369号 | 版权所有©山东农业大学 | 地址:山东省泰安市岱宗大街61号 | 邮编:271018