山东农业大学档案馆
山东农业大学档案状况
发布时间:2015-04-15 浏览次数:

 

一、管理体制日趋完善
    解放前山东农学院的档案管理现存极少。当时虽然有院办的文书人员兼职管理档案资料,但数量少,整理也不规范。济南解放前夕,校舍被占据,一切物品、校具、资料或被国民党军队破坏、带走,或被难民拿去,损失殆尽。解放后,在院长办公室领导下建立文书档案室,着手文书立卷归档工作,至文化大革命前夕,共建档1千多卷。
   “
文革中局势混乱,档案工作基本停顿。1969年为了备战对档案进行压缩,经省委统一部署,在当时的院革委领导下将所有案卷进行重新审查,拆卷重装,共整理文书档案1028卷。
    党的十一届三中全会以后,党中央、国务院加强了对全国档案工作的领导。197911月,泰安地委文办召开档案工作会议,传达贯彻全国档案工作会议精神,对“文革”期间停顿的档案工作进行恢复与整顿,我校随即成立了档案室,隶属党委办公室,将文革后剩余的文件材料进行收集清理,立卷归档,无保存价值的文件材料造册登记销毁,共立156卷,销毁文件1875份,制定了相关的规章制度,使档案工作逐步走上正规。
    1978
年,我校建立科技档案室,在科研处领导下进行工作。1979年,又在教务处设立了教学档案室,保管学校的教学档案。在计财处设立财会档案室,保管学校的会计档案。
    1989
年国家教委六号令下发后,学校成立综合档案室,隶属于校长办公室,集中统一管理全校各级各类档案。同时成立山东农业大学档案领导小组1994年,根据国家教委的《普通高校档案管理办法》,结合我校的具体实际,制定了《山东农业大学档案实体分类法》和《山东农业大学档案工作规范》,我校的档案工作走上了科学化、规范化的发展道路。
    1999
年合校后,山东农业大学综合档案室接收了原山东水利专科学校综合档案室移交的山东水利专科学校档案全宗一个,6304卷。2014年接收原山东省林业学校综合档案室移交的山东省林业学校档案全宗一个,3891卷。

200912月,为了贯彻落实“27号令”的精神,学校撤销综合档案室,成立“山东农业大学档案馆”。目前馆藏档案三个全宗,党群、行政、教学、科研、产品与开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、声像、实物、人物十三大类,53262卷,库房面积300平方米,是全校的档案信息资源中心。
 二
、规章制度日益健全
    1989
年以前,文书档案室、教学档案室、科技档案室、会计档案室都只是各自为政,分别保管。1989年成立综合档案室后,对全校所有档案集中统一管理,根据国家档案局的有关规定和省档案局的部署,结合我校的具体情况,建立健全了各种规章制度。分别制定了文书档案、科技档案、教学档案、会计档案、声像档案等各类档案的归档范围和实施细则,以及保密制度、借阅办法、工作人员守则等规章制度。

1994年重新修订了各项规章制度,制定了党群、行政、教学、科研、产品与开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、声像十一大类档案的归档范围、管理实施细则和档案借阅、保管、保密、统计、鉴定与销毁制度,以及档案室职责范围、档案工作岗位职责。

2009年按照“教育部27号令《高等学校档案管理办法》”文件中的新规定、新内容,结合本校实际情况重新修订了《山东农业大学档案工作规范》,在原有的十大类的基础上,增加了学生类、实物类、人物类,丰富了档案门类。
 三
、档案资源快速增长
学校狠抓基础档案业务建设,完善档案收集、整理、保管、鉴定、移交等各项规章制度,确保档案收集齐全完整、档案保管期限划分准确、档案整理符合规范要求、档案保管安全可靠、档案移交有序进行,“四纳入”、“四同步”落实到位。多年来,学校一直把档案工作作为学校各项工作的重要组成部分,并纳入到学校历次整体发展规划和每年的学校工作计划中。领导在学校“重大活动、重要工作、重点项目”工作中,将归档工作同步布置、同步检查、同步总结、同步验收。我们牢固树立“围绕中心服务大局”的观念,紧紧围绕学校党委、行政中心工作,对学校的重要活动、重大事项、重要科研项目和重点建设项目,严格按照“四纳入”、“四同步”执行。近年来,在“抗击非典”、“保持共产党员先进性”、“迎接教育部本科教学水平评估”、“学习实践科学发展观”等国家重要工作,“百年校庆”、“校党代会、双代会”等学校重大活动,在“国家小麦工程技术研究中心”、“国家苹果工程技术研究中心”、“作物生物学国家重点实验室”等国家重点项目等工作中,都做到了先期介入、同步跟踪、及时归档,确保了“三重点”工作中产生的档案齐全完整,利用方便。目前,共有山东农业大学山东水利专科学校山东省林业学校三个全宗,十三大类,档案53262卷。另外还有照片档案6759张,实物档案1459件等。

(一)文革前(1948-1966年)的档案按大流水编号, 1966—1993年的档案按“机构-保管期限-问题”分类编号,1994年采用国家教委颁布的新的档案实体分类法编号。现有案卷目录、全引目录、字号索引、专题目录、卡片等检索工具,并编有全宗介绍、大事记、组织沿革、年鉴等资料。
表1: 1948-1993年山东农业大学档案统计表


            类  别

数  量(卷)

文 书 档 案

4496

教 学 档 案

823

科 技 档 案

1192

财 会 档 案

3945

合  计

10456

(二)1999年合校前的“山东水利专科学校”档案分为十类,按“机构-问题-保管期限”进行分类编号,共6304卷。
表2: 1955-1999年山东水利专科学校档案统计表


            类别

数量(卷)

党群行政

1134

教学

546

基建

115

科研

78

财会

4178

设备

12

出版

83

照片

52

资料

227

其他

88

合计

6304

(三)自1994年根据国家教委颁布的“普通高校档案实体分类法”,档案分为党群、行政、教学、科技、财务、外事、生产与开发、仪器设备、基建、出版、声像十一大类。同时还集中保管全校干部人事档案 3793卷。
表3:1993-2008年综合档案室基本情况统计表


            年度

当年立卷数(卷)

借阅
            人次

借阅
            卷次

专职档案员(人)

库房面积(平方米)

1993

987

243

492

4

40

1994

830

146

437

4

40

1995

1026

129

398

3

40

1996

781

136

267

2

40

1997

969

359

557

4

120

1998

512

1018

1536

4

120

1999

577

1104

1437

6

120

2000

1260

1201

6981

6

120

2001

1707

1317

1602

6

300

2002

1585

1586

1674

6

300

2003

1664

1209

1367

6

300

2004

1955

1311

3739

6

300

2005

2489

1206

1579

5

300

2006

1924

1217

3654

4

300

2007

2150

802

962

4

300

2008

5413

675

924

4

300

合计

25829

13659

27606

 

 四、档案基础业务、基础设施建设持续加强,档案现代化管理水平稳步提高
    学校一直将档案工作当成一项重要工作来抓,大力加强档案基础业务建设。综合档案室在“山东农业大学档案领导小组”的领导下,负责拟定、修订本校档案工作的各项规划、计划、规章制度、工作标准和档案管理实施细则,对本校各立卷单位和兼职档案员进行业务指导,培训全校专、兼职档案员,督促指导业务部门将应归档的各级各类档案及时立卷归档,收集、整理、保管和统计全校各门类档案,组织承办档案的鉴定和销毁,开展档案信息资源的开发利用工作,根据需要编制检索工具,接待校内外档案利用者查、借阅档案工作,编研档案文献史料、资料,对档案进行定期清理和检查,确保档案的完整与安全。除专职档案员外,在各系、处、部、室、馆、场还设有兼职档案员,已形成全校性档案网络,建立了部门立卷制度。
    综合档案室经过两次搬迁,都保证了档案的安全和完整,并在工作中不断发展壮大。1997年,干部人事档案由人事处合并到综合档案室,更好地实现了档案资源的统一管理和档案保存设备设施的共享。2000年,安全完整地进行了水校档案的接收,扩大了我校档案的库存数量和规模,改善了档案保管条件,较好地为我校的教学、科研、成果推广、师资培养、干部队伍建设及领导决策提供了服务。
    学校大力加强档案基础设施建设,将档案库房、必要的保管保护设备统一纳入到了整个建设项目中,配置并扩大了适宜安全保管档案的专门库房。目前综合档案室库房面积300平方米,并配备了防火、防盗、防虫、防腐、防潮、防尘、防 强光、防污染等设备、设施。目前共有铁橱240个,去湿机四台、吸尘器一台、灭火器两个、温湿度自动记录仪两台,并配有空调、臭氧消毒机、复印机和自动监控设施。 充分利用校园网资源,2002年,建立了档案室主页,率先在省内高校中开展“档案信息网上检索”服务,将档案信息现代化建设走在了前头。
五、档案利用服务工作成效显著
    建国以来,学校档案工作以服务为主题,紧紧围绕中心工作,找准档案工作服务学校建设的切入点、结合点,服务重点,坚定明确,改进服务方式,提高服务质量,努力做好为领导决策服务、为师生员工服务,在学校建设发展进程中发挥了积极作用,取得了较好的社会效益和经济效益。
(一)从政治到文化,服务范围逐渐扩大
    我校档案利用服务范围经历了从无到有,从小到大的过程。新政权的建立和巩固时期,档案工作被蒙上了浓厚的政治色彩。从“镇反”、“肃反”、“ 四清” 、“三反五反”到“文革”,档案为政治服务被发展到极致,普通师生很少有机会接触到档案,档案的利用条件也极其严格,而且手续繁琐。档案室现在仍存有这一历史时期的档案967卷,反映了那个历史阶段特有的政治现象和时代背景。
        改革开放以后,特别是成立综合档案室后,我校的档案工作开始逐渐转型,从单纯为政治服务转向为学校各项建设尤其是校园文化建设服务。个人利用者开始进入档案室。从改革开放初期的平反、纠正冤假错案、解决历史遗留问题到后来的利用档案编史修志、解决经济纠纷,利用者成分越来越多,档案利用范围越来越广。这一时期的79卷“审干”档案,为我校290名师生平反昭雪,恢复了名誉。第一本《山东农业大学校史(1952—1990)》和第一批《校友通讯录》也在1992年的校庆会上与大家见面。“枣胚乳案”、“乳星饮料案”以及“棉蛉宝打假案”等利用档案成功维权,避免了巨额经济损失。自1993年以来就为本校和校外单位提供利用40478卷次,19759人次,为各项工作提供了依据和凭证,特别是科研推广、将科技成果转化成生产力、落实政策、解放土地纠纷、课题争议等过程中发挥了有力的凭证作用,创造了巨大的经济效益和社会效益。
(二)以人为本,服务方向新拓展
    建国初期到改革开放以前,学校档案以保存文件为主,借阅利用也大部分是对公提供上级来文和学校党政发文。成立综合档案室后,学校集中统一管理全校党群、行政、教学、科技、财务、外事、生产与开发、仪器设备、基建、出版、声像十一大类的档案,上级来文和校内发文增幅趋缓,在库存档案中所占比例也越来越小,在利用卷次和人次中所占比例也逐年下降。除对公服务外,教师个人和学生利用档案的人次和卷次增长迅速,综合档案室为师生提供出国、考研、进修、补充人事档案材料、补发学位证、毕业证、结业证等利用服务逐年上升。学籍表、成绩单、毕业生照片、名人档案、获奖科研成果汇编......无一不凸显高校档案特色,档案服务成为校园文化建设的重要组成部分。
    由于工作成绩突出,我校的档案工作受到了上级有关部门和广大师生员工的肯定。1996年,在全省率先通过山东省教委和省档案局专家组的测评,成为山东省属高校第一家“科技事业单位档案工作目标管理省一级先进单位”;1997年,被山东省教委评为“山东省高校档案工作先进单位”;1998年,被评为“山东省农业和农村档案工作先进单位”,是获奖单位中唯一的一所高校;2000年通过了山东省委组织部的验收,2001年被中共中央组织部评为干部人事档案目标管理一级先进单位;2003——2008年连续在省档案工作年检中保持优秀等级,多次被评为泰安市档案工作先进单位; 2006年被评为山东省干部人事档案工作先进单位。档案科研工作成果丰硕,四次荣获“山东省档案信息资源开发利用成果一等奖”。2009年,在全省档案管理考核中,学校档案馆被考评为省特级档案馆。2010年,在山东省教育厅和山东省档案局对全省高校贯彻落实“27号令”情况档案工作检查中,学校被确定为全省高校档案工作优秀单位。



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