山东农业大学档案馆
2012年立卷归档要求
发布时间:2012-10-11 浏览次数:

 

    一、立卷时间:今年的立卷时间定于321——427。咱们的档案管理系统已经运行了两年了。两年来,在大家的帮助和支持下,这个系统不断完善,目前已经存贮了机读案卷目录2.4041万条,卷内文件目录11. 1917万条,原文22.0916万页。有了这个计算机辅助系统立卷,大家可以多单位同时录入,效率就提高了很多,所以,我们不再规定哪天哪个单位立卷,只要在427前这个时间段内,各立卷单位兼职档案员可以根据工作需要自主选择归档日期,移交前通知档案馆就行。为了保证数据的安全,五一之后会锁定修改权限,也就是只能查阅和浏览,无法上传,也不能修改。所以务必请大家抓紧时间。

二、归档范围:是2011年形成的所有应归档文件。具体细则参考《山东农业大学各类档案归档范围和保管期限表》。就是发到大家手中的材料,有需要修改的内容请及时与档案馆联系。

    三、归档要求:大家好多同志都是资深档案员了,业务非常熟练。做的也很好。但是有些问题往年比较突出,今天再提醒大家在工作中注意一下。

    1移交手续一定要完备。我所说的移交不只是指与档案室的移交,也是提醒立卷部门内部的移交。一些单位档案兼职人员变动频繁,队伍不稳定,档案工作没有连续性。兼职档案员的交接工作不到位,很多兼职员对上一任产生的归档材料一无所知,在很大程度上影响了学校整个档案全宗的完整性和齐全性。因此,兼职档案员要认真收集本单位所有应归档材料,分管档案工作领导要严格审查文件材料是否准确、规范、齐全、完整,并在备考表上规定的位置签字后才能移交。

    2、所有归档文件应在正件和底稿上加盖形成文件部门公章。并且盖章的位置要规范,不能妨碍正文的内容。尤其表格类的归档材料,请一定在指定位置盖章。如果没有指定位置,又必须盖章,也不要盖住正文,影响利用。

    3、除保密文件和内部文件外,所有归档文件都要将原文录入数据库。所以大家先把要归档的材料筛选一下,上级的文件有密级的,按照规定执行就可以了,本单位形成的材料,先确定密级,再进行其他操作。

    如果新更换了机器,或重装了软件,就会出现上传原文失败。出现这种情况,可以进入系统后,点击首页右下角的“资源下载”,重新安装运行就行了。

    对于没有电子版的上级批复文件,请先到发文机关的网站上下载,还没找到再进行扫描。然后重新命名后进行加挂原文的操作步骤。

     4、归档的文件材料应符合归档要求,除蓝黑墨水、碳素墨水和档案专用签字笔书写材料外,其余均应重新处理后归档,以保证档案安全。

    5、归档的光盘要求保持外观表面空白,以免书写材料对光盘造成腐蚀,破坏数据。空白的意思就是不要做任何标记,也不能贴标签。因为胶类的粘合剂也会对光盘造成腐蚀,影响保存寿命。相对于存在了几千年的纸质档案来说,现在光盘档案还是个新生事物,还不知道能存多时间,只能是尽可能地小心。大家注意,光盘要一式三份,本单位存一份,交档案馆两份。

    6、照片与底片要同时归档,数码照片要录入数据库。非数码照片要将照片扫描后存入数据库。所有照片要规范命名,与上传的目录形成对应关系。不能直接用相机自动产生的代号命名。照片同时形成其他载体的档案的,要互相注明参见号。比如我们今天开会形成的会议材料,有文字材料,有照片,就要互相注明参见号。

    四、常见问题就这些,其他要求详见《山东农业大学各类档案管理办法》或登录档案馆主页da@sdau.edu.cn,有新更换的档案员请及时通知档案馆,主动联系培训,我们可以现场演示。有其他问题我们及时沟通。

 

 

校长办公室

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