一、凡符合《山东农业大学各类档案归档范围和保管期限表》要求的档案,全部由档案馆集中统一保管,任何部门和个人不得据为已有。
二、档案馆每年定期接收各立卷单位(部门)应归档的档案。接收的档案应及时规范整理并入库保管,不得随意堆放。
三、档案馆所有馆藏档案按《山东农业大学档案实体分类法》进行分类,按照《山东农业大学各类档案归档范围和保管期限表》划分保管期限。
四、所有馆藏档案按年度、类别进行编目,装入相应的档案装具后入库上架。馆藏档案按照由左向右、自上而下的顺序编号排列,档案柜按顺序进行编号,并在相应位置标明柜内存放档案类别与起止档号。
五、每学期结束前,对外借档案应及时催缴收回。确实需要继续利用的档案,应在学期末前往档案馆办理续借手续。归还后的档案应及时放回原处。
六、每年定期进行库房检查、清点,如发现问题,应积极采取补救措施,最大限度保障档案安全,延长档案寿命。
七、档案人员如有变动,交接人员要对所管理档案进行逐一清点,认真填写交接目录,双方签字,存档备查。
八、定期进行档案统计工作,要对档案收进、移出、保管、利用等情况进行统计与分析,及时发现问题并进行整改。