各立卷部门：
为了做好2013年度文件材料立卷归档工作，现将有关立卷归档的具体事项通知如下：
一、文件材料立卷归档范围
（一）2013年1 月1日至12月31日间，学校在党政管理、科研、教学、国际合作与交流、基本建设、设备管理、财务会计、出版发行、产品生产与科技开发等各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体形式的文件材料，以及2013年度学校重大活动、重要人物、重要项目材料。具体内容请参考《山东农业大学各类档案归档范围和保管期限表》。
二、立卷归档要求
（一）档案是学校发展的历史记录、是校园文化的传承载体，各单位要充分认识档案工作的重要性，加强领导，统筹安排，在规定时间内，高质量完成本单位文件材料的立卷归档工作。
（二）进一步提高归档工作的水平和质量。兼职档案人员要注意审核归档材料是否齐全，重要文件是否有相应的标识（例如加盖单位印章、领导人或经办人签字）、正式公文是否附件齐全，文件承办结果是否归档，文件用笔、打印是否符合归档要求等，确保归档文件内容完整、合格有效。复印件原则上不得归档。
（三）加强电子文件、声像材料的收集归档。归档材料实行“双套制”，即归档的纸质载体档案要与互为镜像的电子文档同时归档。除纸质载体外，要注意其他载体形式文件材料的收集。电子文件、声像材料可在档案管理系统中直接上传，完成逻辑归档；也可同时以光盘、磁盘（带）、照片等形式进行物理归档。
（四）做好部门立卷、网上归档工作。除保密文件和内部文件外，所有归档文件都要将原文录入数据库。各单位兼职档案员可根据本单位用户名和密码登录“山东农业大学档案管理系统”（http://202.194.131.149:8081/archive/login/login.do），完成档案数据录入和表格生成（归档文件目录一份、移交目录一式两份）。案卷备考表，请在档案馆网页“相关下载”栏内下载。所有表格请使用激光打印。
如果新更换计算机，或重装了软件，就会出现上传原文失败。出现这种情况，可以进入系统后，点击首页右下角的“资源下载”，重新安装运行就行了。
对于没有电子版的上级批复文件，请先到发文机关的网站上下载，或直接进行扫描。然后重新命名后进行加挂原文的操作步骤进行。
（五）照片与底片要同时归档，数码照片可直接上传数据库。非数码照片要将照片扫描后存入数据库。所有照片要规范命名，与上传的目录形成对应关系。不能直接用相机自动产生的代号命名。照片同时形成其他载体档案的，要互相注明参见号。
（六）学校统一编号制发的公文和上级来文，由承办部门或拟稿单位到档案馆一楼领取归档。
（七）各立卷部门分管档案工作领导要严格审查文件材料是否准确、规范、齐全、完整，并在备考表上规定的位置签字后才能移交。
其他要求详见《山东农业大学归档文件整理办法》、《山东农业大学各类档案管理办法》或登录档案馆主页dag.sdau.edu.cn，有新更换的兼职档案员请及时通知档案馆，主动联系培训，我们可以现场演示。其他问题请及时沟通。
三、归档时间
从即日起，各单位即可进行本单位档案材料立卷归档工作。请各单位务必在5月底前，完成所有文件材料的归档工作。各单位在办理档案实体移交手续时，请提前与档案馆联系，以便协调安排。
联系电话：8246436
联系地点：11号办公楼一楼东
电子邮箱：da@sdu.edu.cn
校长办公室