山东农业大学档案馆归档文件整理办法
1 、范围
本办法以国家档案局于
本办法适用于山东农业大学档案馆集中统一管理的党群类、行政类、教学类、外事类、出版类、设备类、产品类、实物类、人物类档案。
2、定义
本办法采用下列定义。
2.1 归档文件
立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。
2.2归档文件整理
将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。
2.3 件
归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件。
3、 整理原则
遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
4 、质量要求
4.1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5、整理方法
5.1 装订
归档文件应按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。
5.2 分类
归档文件采用年度-问题进行分类。
5.3 排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4 编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置档号、保管期限、页数等必备项目。
5.4.2 年度:文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如1978。
5.4.3 保管期限:归档文件保管期限的简称或代码:永久---永---Y;长期---长---C;短期---短---D。
5.4.4 页数:每件档案的总页数。
5.5 编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
5.5.1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
5.5.1.1 件号:填写室编件号。
5.5.1.2责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。
5.5.1.3 文号:文件的发文字号。
5.5.1.4 题名:文件标题。没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加“[ ]”号。
5.5.1.5 日期:文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如19990909。
5.5.1.6 页数:每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。
5.5.1.7 备注:注释文件需说明的情况。
5.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为
5.5.3归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目(见图A3)。其中全宗名称即立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化简称。
5.6装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
5.6.1 档案盒
5.6.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为
5.6.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项。其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用“-”连接;盒号即档案盒的排列顺序号,在档案移交进馆时按进馆要求编制。
5.6.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。
5.6.2 备考表
备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
5.6.2.1 盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
5.6.2.2 整理人:负责整理归档文件的人员姓名。
5.6.2.3 检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
5.6.2.4 日期:归档文件整理完毕的日期。
6.档案数字化
所有应归档文件整理完毕后,将文件目录与文件电子版上传或全文录入 “山东农业大学档案管理系统”,使每件原载体档案与数字档案互为镜像。
7.档案移交
归档文件整理完毕并录入“山东农业大学档案管理系统”后,将系统自动生成的归档文件目录打印一式三份,移交人、接收人分别签字后,将档案移交档案馆集中统一管理。