山东农业大学档案状况

发布者:档案馆发布时间:2019-10-18浏览次数:2221


一、基本情况

     解放前山东农学院的档案管理现存极少。当时虽然有院办的文书人员兼职管理档案资料,但数量少,整理也不规范。济南解放前夕,校舍被占据,一切物品、校具、资料或被国民党军队破坏、带走,或被难民拿去,损失殆尽。解放后,在院长办公室领导下建立文书档案室,着手文书立卷归档工作,至文化大革命前夕,共建档1千多卷。
    “文革”中局势混乱,档案工作基本停顿。1969年为了“备战”对档案进行压缩,经省委统一部署,在当时的“院革委”领导下将所有案卷进行重新审查,拆卷重装,共整理文书档案1028卷。

党的十一届三中全会以后,党中央、国务院加强了对全国档案工作的领导。1979年11月,泰安地委“文办”召开档案工作会议,传达贯彻全国档案工作会议精神,对“文革”期间停顿的档案工作进行恢复与整顿,我校随即成立了档案室,隶属党委办公室,将文革后剩余的文件材料进行收集清理,立卷归档,无保存价值的文件材料造册登记销毁,共立156卷,销毁文件1875份,制定了相关的规章制度,使档案工作逐步走上正规。
    1978年,我校建立科技档案室,在科研处领导下进行工作。1979年,又在教务处设立了教学档案室,保管学校的教学档案。在计财处设立财会档案室,保管学校的会计档案。
    1989年国家教委“六号令”下发后,学校成立综合档案室,隶属于校长办公室,集中统一管理全校各级各类档案。同时成立“山东农业大学档案领导小组”。1994年,根据国家教委的《普通高校档案管理办法》,结合我校的具体实际,制定了《山东农业大学档案实体分类法》和《山东农业大学档案工作规范》,我校的档案工作走上了科学化、规范化的发展道路。
    1999年合校后,山东农业大学综合档案室接收了原山东水利专科学校综合档案室移交的“山东水利专科学校档案全宗”一个,6304卷。2014年接收原山东省林业学校综合档案室移交的“山东省林业学校档案全宗”一个,3891卷。

2009年12月,为了贯彻落实“27号令”的精神,学校撤销综合档案室,成立“山东农业大学档案馆”。

目前馆藏档案三个全宗,包括党群、行政、教学、科研、学生、产品与开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、声像、实物、人物十四大类档案,75569卷,12224件。档案馆总面积1351平方米,库房面积717平方米,密集架510立方米,是全校的档案信息资源中心。

山东农业大学全宗(1952-):包括山东农学院(1952-1983)和山东农业大学(1983-)形成的党群、行政、教学、学生、科研、产品与开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、声像、实物、人物十四大类档案。

山东水利专科学校全宗(1955-1999):包括党群、行政、基建、科研、财会、设备、出版、照片、资料、其他等十大门类档案。

山东省林业学校全宗(1952-1999):包括文书类、教学与科研类、学生类、基建类、财会类等五大门类档案。

一库主要保存党群、行政、教学、学生、科研、产品与开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、人物等十二门类档案;二库主要保存声像、实物、基建底图等档案;三库主要保存原山东水利专科学校和原山东省林业学校两个全宗的档案。
  二、档案内容

山东农业大学全宗共分为三个阶段:

1、1993年之前的档案

1989年以前,文书档案室、教学档案室、科技档案室、会计档案室都只是各自为政,分别保管。1989年成立综合档案室后,对全校所有档案集中统一管理,根据国家档案局的有关规定和省档案局的部署,结合我校的具体情况,建立健全了各种规章制度。分别制定了文书档案、科技档案、教学档案、会计档案、声像档案等各类档案的归档范围和实施细则,以及保密制度、借阅办法、工作人员守则等规章制度。

文革前(1948-1966年)的档案按大流水编号, 1966—1993年的档案按“机构-保管期限-问题”分类编号,档案分为五大类:

文书档案:

(1)党委及党委各部门的案卷:包括历次政治运动的材料,党委日常工作中形成的材料、党纪、组织发展、党员状况统计、党员名册、干部管理、干部职务任免、政治宣传、落实政策、离休人员的管理,统战等工作中形成的文件和材料。

(2)校行政各部门的案卷:包括人事、劳动工资、机构设置、人员调动、教职工名册、各类人事统计报表、业务职称管理、计划生育、保卫、户籍管理、科研、教务、总务、基建、财会、外事工作中形成的文书材料。

(3)工会的案卷:包括工代会、职代会、积代会、职工福利,工作计划与总结等文件。

(4)团委的案卷:包括团代会、学代会、三好学生、优秀团员、优秀毕业生、团员奖惩、工作计划与总结。

教学档案:

(1)招生计划、招生专业介绍、录取新生名单、入学成绩、推荐学生的材料,专业设置、专业调查。

(2)学籍管理:新生入学后的复查情况表,学籍登记表、学籍变更、成绩单、毕业分配计划、调配表、毕业生名册,结业生名册、肄业证明存根、补发学历证书材料、分配工作总结、各类统计报表、学生奖惩。

(3)教学管理:教学计划、教学大纲、实验指导、课程安排、各专业使用教材、劳动安排、教师授课的典型教案、讲稿、期末考试试题及优秀答卷、优秀实验报告、实习报告、毕业生优秀论文及答辩材料、教学检查评估材料、各种规章制度。

(4)学位管理:授学位名单,不授学位名单,发放学位证书登记册、考试成绩、上级有关规定等。

(5)师资培养:教师培养计划、总结、进修教师名册、学习成绩、教学情况、教学检查情况,工作量等。

(6)研究生工作:申报、审批博士硕士授予权的学科、专业、导师有关材料。招生计划、总结、录取名单、新生入学后复查情况、入学成绩、教学计划、教学大纲、实验指导、课程安排、学籍变更、考试成绩、毕业分配、授予学位名单决定、研究生毕业论文及答辩材料、各类统计报表、上级有关规定。

财会档案:每年预决算、各类报表、各类报销单据、助学金、学生派遣费、账本等。

科技档案:包括上级对课题的指示意见、专家建议、计划任务书、开题报告、实施方案、合同协议书、项目计划、进度情况、科研成果鉴定书、评审报奖材料、小结、年终总结、试验记录、照片等。

声像档案:学校各项活动中形成的声像档案。

2、1994-2011年的档案

1994年重新修订了各项规章制度,制定了党群、行政、教学、科研、产品与开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、声像十一大类档案的归档范围、管理实施细则和档案借阅、保管、保密、统计、鉴定与销毁制度,以及档案室职责范围、档案工作岗位职责。

2009年按照“教育部27号令《高等学校档案管理办法》”文件中的新规定、新内容,结合本校实际情况重新修订了《山东农业大学档案工作规范》,在原有的十一大类的基础上,增加了实物类,丰富了档案门类。

党群类(DQ):主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党委、纪检监察、组织、宣传教育、统战、工会、团委等方面的文件材料。

行政类(XZ):主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要;上级机关与学校关于人事、图书档案、公安保卫、总务、审计等方面的文件材料。

教学类(JX):主要包括学校教学工作的各种会议文件、会议记录及纪要;上级机关与学校关于教学综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、研究生工作、毕业生、教材、网络与教育技术等方面的文件材料。

科学研究类(KY):主要包括上级机关与学校关于科研综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面的文件材料。

产品与开发类(CP):主要包括上级机关与学校关于产品综合管理、经营、销售项目的计划准备、设计、试制与鉴定、规模生产等方面的文件材料。(截止到1997年)

基本建设类(JJ):主要包括上级机关与学校关于基建项目综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等方面的文件材料。

仪器设备类(SB):主要包括上级机关与学校关于仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等方面的文件材料。

出版类(CB):主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

外事类(WS):主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国专家、教师、国际学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

财会类(CK):主要包括上级机关与学校关于财务工作综合管理、会计凭证、会计账簿、会计报表、工资清册等方面的文件材料。

实物类(SW):主要包括学校或个人在各项活动形成的,或者是在对外交流中形成的有保存价值、有纪念意义、有收藏价值的以物质实体为记录载体的物品。

声像类(SX):主要包括在学校党政管理、教学、科研、基建、出版、产品与开发等过程中产生的,具有保存价值的照片(包括底片)、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的材料。
    3、2012年-2018年的档案

2012年开始根据“教育部27号令《高等学校档案管理办法》”文件中的新规定、新内容,在原有十二大类的基础上,增设了学生类丰富了档案的门类;根据归档文件整理细则“国家档案局8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》” 文件中的规定新内容,党群类、行政类、教学类、仪器设备类、出版类、外事类七大类档案中实行“卷”改,从而简化整理、细化检索、有利于档案保密和利用。

学生类(XS)主要包括上级机关与学校关于学生工作综合管理、招生、学籍管理、学位管理、毕业生方面的文件材料。

三、档案数量

11993以前档案统计表

类  别

数  量(卷)

文 书 档 案

4496

教 学 档 案

823

科 技 档 案

1192

财 会 档 案

3945

合  计

10456

 

2、19942011年山东农业大学档案基本情况统计表

年  度

当年立卷数(卷)

借阅人次

借阅卷次

专职档案员(人)

库房面积

(平方米)

1994

830

146

437

4

40

1995

1026

129

398

3

40

1996

781

136

267

2

40

1997

969

359

557

4

120

1998

512

1018

1536

4

120

1999

577

1104

1437

6

120

2000

1260

1201

6981

6

120

2001

1707

1317

1602

6

300

2002

1585

1586

1674

6

300

2003

1664

1209

1367

6

300

2004

1955

1311

3739

6

300

2005

2489

1206

1579

5

300

2006

1924

1217

3654

4

300

2007

2150

802

962

4

300

2008

5413

675

924

4

300

2009

2803

770

2310

5

300

2010

2166

1770

5011

5

300

2011

2155

885

2759

5

300

合计

31966

16841

37194

 


3、2012年-2020山东农业大学档案统计表

年  度

当年立卷数(卷)

归档文件数 (件)

借阅人次

借阅卷次

专职档案员(人)

库房面积

(平方米)

2012

      4084

0

1116

1524

5

350

2013

6644

1890

1013

2390

5

350

2014

3276

823

1157

1571

5

350

2015

647

823

1561

2429

5

717

2016

7615

2130

3121

10741

5

717

2017

5282

4078

2559

5502

5

717

2018

8763

3303

2470

5426

5

717

2019

4413

1239

4449

10527

5

717

2020

4040

2632

4020

12117

5

717

合计

44764

16918

21466

52227

  



四、
档案利用服务情况    

建国以来,学校档案工作以服务为主题,紧紧围绕中心工作,找准档案工作服务学校建设的切入点、结合点,服务重点,坚定明确,改进服务方式,提高服务质量,努力做好为领导决策服务、为师生员工服务,在学校建设发展进程中发挥了积极作用,取得了较好的社会效益和经济效益。 
    1、从政治到文化,服务范围逐渐扩大 
   我校档案利用服务范围经历了从无到有,从小到大的过程。新政权的建立和巩固时期,档案工作被蒙上了浓厚的政治色彩。从“镇反”、“肃反”、“ 四清” 、“三反五反”到“文革”,档案为政治服务被发展到极致,普通师生很少有机会接触到档案,档案的利用条件也极其严格,而且手续繁琐。档案室现在仍存有这一历史时期的档案967卷,反映了那个历史阶段特有的政治现象和时代背景。 
   改革开放以后,特别是成立综合档案室后,我校的档案工作开始逐渐转型,从单纯为政治服务转向为学校各项建设尤其是校园文化建设服务。个人利用者开始进入档案室。从改革开放初期的平反、纠正冤假错案、解决历史遗留问题到后来的利用档案编史修志、解决经济纠纷,利用者成分越来越多,档案利用范围越来越广。这一时期的79卷“审干”档案,为我校290名师生平反昭雪,恢复了名誉。第一本《山东农业大学校史(1952—1990)》和第一批《校友通讯录》也在1992年的校庆会上与大家见面。“枣胚乳案”、“乳星饮料案”以及“棉铃宝打假案”等利用档案成功维权,避免了巨额经济损失。自1993年以来就为本校和校外单位提供利用40478卷次,19759人次,为各项工作提供了依据和凭证,特别是科研推广、将科技成果转化成生产力、落实政策、解放土地纠纷、课题争议等过程中发挥了有力的凭证作用,创造了巨大的经济效益和社会效益。 
    2、以人为本,服务方向新拓展 
   建国初期到改革开放以前,学校档案以保存文件为主,借阅利用也大部分是对公提供上级来文和学校党政发文。目前,学校集中统一管理全校党群、行政、教学、学生科研、财务、外事、产品与开发、仪器设备、基建、出版、实物声像十三大类的档案,上级来文和校内发文增幅趋缓,在库存档案中所占比例也越来越小,在利用卷次和人次中所占比例也逐年下降。除对公服务外,教师个人和学生利用档案的人次和卷次增长迅速,档案馆为师生提供出国、考研、进修、补充人事档案材料、补发学位证、毕业证、结业证等利用服务逐年上升。学籍表、成绩单、毕业生照片、名人档案、获奖科研成果汇编、校史资源开发、校史馆建设......无一不凸显高校档案特色,档案服务成为校园文化建设的重要组成部分。 

由于工作成绩突出,我校的档案工作受到了上级有关部门和广大师生员工的肯定。1996年,在全省率先通过山东省教委和省档案局专家组的测评,成为山东省属高校第一家“科技事业单位档案工作目标管理省一级先进单位”;1997年,被山东省教委评为“山东省高校档案工作先进单位”;1998年,被评为“山东省农业和农村档案工作先进单位”,是获奖单位中唯一的一所高校;2000年通过了山东省委组织部的验收,2001年被中共中央组织部评为干部人事档案目标管理一级先进单位;2003——2008年连续在省档案工作年检中保持优秀等级,多次被评为泰安市档案工作先进单位; 2006年被评为山东省干部人事档案工作先进单位。档案科研工作成果丰硕,四次荣获“山东省档案信息资源开发利用成果一等奖”。2009年,在全省档案管理考核中,学校档案馆被考评为省特级档案馆。2010年,在山东省教育厅和山东省档案局对全省高校贯彻落实“27号令”情况档案工作检查中,学校被确定为全省高校档案工作优秀单位。2017年,学校档案馆顺利通过“山东省档案工作科学化管理示范单位”测评,成为鲁西南高校协作组中首家获得“全省档案工作科学化管理示范单位”称号的高校。